Aktualności

Outsourcing obsługi klienta dla e-commerce

5 grudnia 2023 w Podpowiedzi

Wiele firm szuka rozwiązań, które pomogą obniżyć koszty i zarazem poprawić efektywność prowadzonych działań. Jedną z możliwości jest outsourcing. To strategia biznesowa polegająca na przekazywaniu określonych zadań, funkcji lub procesów operacyjnych zewnętrznym dostawcom usług, zamiast wykonywania ich wewnętrznie. Zastanawiasz się, czym jest zatem outsourcing obsługi klienta w e-commerce? Nie wiesz, jak funkcjonuje zewnętrzne centrum obsługi dla sklepów internetowych? Koniecznie przeczytaj ten wpis, aby dowiedzieć się więcej!

Kluczowe aspekty outsourcingu

Outsourcing obsługi klienta w e-commerce jest często stosowany w celu obniżenia kosztów i poprawy efektywności prowadzonych działań. Pozwala też skupić się na kluczowych kompetencjach przedsiębiorstwa. Na czym polega ten proces? To praktyka zlecania zewnętrznej firmie zarządzania wszystkimi aspektami obsługi klienta sklepu internetowego. Zamiast utrzymywać wewnętrzny zespół, przedsiębiorstwa e-commerce decydują się korzystać z usług podwykonawców, którzy specjalizują się w tej dziedzinie. Zwłaszcza w przypadku sklepów internetowych, kluczowym aspektem są kanały komunikacji. Firmy outsourcingowe obsługują bowiem różne formy kontaktu z klientem, takie jak czat na żywo, e-mail, rozmowa telefoniczna czy media społecznościowe. Od jakiegoś czasu standardem stały się też voiceboty i chatboty, które przejmują obsługę zapytań dotyczących prostych procesów i najczęściej pojawiających się pytań i w automatyczny sposób prowadzą komunikację z klientem.

Co więcej, tego typu przedsiębiorstwa często mają zdolność do szybkiego dostosowywania się do zmieniających się wymagań, na przykład podczas sezonowych wzrostów sprzedaży. Jest to aspekt szczególnie ważny w przypadku e-commerce, gdzie w trakcie roku może się pojawić nawet kilka peaków sprzedażowych związanych łączących się z okresami różnych świąt, czy okresów promocji i wyprzedaży. Będący częścią organizacji zespół do spraw obsługi klienta może w trakcie takiego okresu być zbytnio obciążony, aby móc zapewnić odpowiednio wysoki poziom obsługi. Warto zauważyć, że outsourcing obsługi klienta w e-commerce nie jest odpowiedni dla każdego biznesu. Ważne jest, aby dokładnie rozważyć zarówno korzyści, jak i ewentualne wyzwania, zanim zostanie podjęta ostateczna decyzja.

Jak powinna przebiegać współpraca z dostawcą usług?

Przed rozpoczęciem współpracy niezbędne jest zdefiniowanie oczekiwań oraz wymagań. Dzięki temu dostawca dokładnie wie, czego się od niego oczekuje, a odbiorca ma jasne kryteria oceny. Istotne jest również sformułowanie odpowiedniej umowy oraz SLA (ang. Service Level Agreement), które określają zakres i poziom usług, standardy jakości, czas reakcji czy sankcje za niewywiązanie się z umowy. Ponadto ważna jest komunikacja, czyli regularny kontakt i wymiana informacji między stronami. Często niezbędna okazuje się także systematyczna analiza efektywności działań i wprowadzanie korekt w przyjętej polityce działań, ale wśród wiodących firm z tej branży jest to standard.. Skuteczna współpraca z zewnętrznym centrum obsługi dla sklepów internetowych powinna opierać się zatem na wzajemnym zaufaniu, otwartej komunikacji, jasno określonych oczekiwaniach i gotowości do adaptacji. Może ona przynieść korzyści obu stronom i prowadzić do trwałego i owocnego partnerstwa biznesowego.

Korzyści płynące z outsourcing obsługi klienta w e-commerce

Chcesz zapewnić profesjonalną obsługę klienta w sklepie online? Dzięki outsourcingowi przedsiębiorstwa działające w branży e-commerce mogą korzystać z wyspecjalizowanych umiejętności i wiedzy firm zewnętrznych. Handel elektroniczny to dynamicznie zmieniający się rynek, gdzie obciążenie może się różnić w zależności od sezonu, promocji czy trendów. Outsourcing pozwala na elastyczne dostosowanie zasobów do aktualnych potrzeb, bez konieczności zatrudniania lub zwalniania pracowników. Ponadto może prowadzić do znaczących oszczędności. Zamiast inwestować w infrastrukturę, szkolenia lub technologie, firmy e-commerce mogą korzystać z gotowych rozwiązań dostarczanych przez dostawców usług. Pozwala to więc przedsiębiorstwom na rozwijanie produktów, budowanie strategii marketingowych czy optymalizację procesów sprzedaży.

Efektywność outsourcingu w branży e-commerce opiera się zatem na zdolności do osiągnięcia większej wydajności operacyjnej, dostępie do specjalistycznych zasobów, zmniejszeniu ryzyka i kosztów, a także elastyczności w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby rynku. Ostateczne korzyści płynące z outsourcingu zależą od specyfiki każdej firmy oraz od jakości współpracy z dostawcami usług zewnętrznych.

Potencjalne wyzwania i poziom ryzyka

Zewnętrzne centrum obsługi dla sklepów internetowych zapewnia wsparcie dla e-commerce w różnych aspektach relacji z klientem. Istotny jest jednak wybór odpowiedniego podwykonawcy, zarządzenie jakością usług oraz integracja systemów. Jakie są zatem potencjalne wyzwania i poziom ryzyka? Przede wszystkim warto mieć na uwadze, że błędny wybór dostawcy usług może prowadzić do niesatysfakcjonującego poziomu obsługi klienta i potencjalnych strat finansowych. W następstwie mogą wystąpić napięcia i konflikty, zwłaszcza w przypadku niezgodności co do jakości usług. Istnieje również ryzyko wystąpienia przerw w działaniu systemów lub błędów w wyniku niekompatybilności technologii. Istotna jest także ochrona danych, ich naruszenie może bowiem prowadzić do sankcji prawnych i uszczerbku na wizerunku firmy. Dlatego, mając na uwadze swój biznes, dobrze decydować się na doświadczone, posiadające ugruntowaną pozycję na rynku firmy, które dają pewność, że wybierając je minimalizujesz ryzyko związane z możliwym obniżeniem jakości obsługi.

Skuteczne rozwiązanie dla e-commerce

Efektywność outsourcingu w branży e-commerce wynika z korzyści, jakie niesie ze sobą powierzenie pewnych funkcji biznesowych specjalistycznym firmom. Oszczędność kosztów odgrywa w tym przypadku dużą rolę. Dla wielu przedsiębiorstw outsourcing może być bardziej opłacalny niż utrzymywanie pełnoetatowego wewnętrznego zespołu obsługi klienta. Istotny jest także dostęp do nowoczesnych technologii oraz doświadczenie w pracy z różnymi branżami i problemami klientów. Zewnętrzni dostawcy usług często inwestują w najnowsze narzędzia, które mogą być kosztowne dla małych lub średnich firm e-commerce. Co więcej, niektóre przedsiębiorstwa outsourcingowe zatrudniają specjalistów mówiących w różnych językach i oferują wsparcie dla klientów na całym świecie przez całą dobę. Dzięki outsourcingowi sklepy internetowe mogą korzystać z tych rozwiązań bez bezpośrednich inwestycji.

Podsumowując, w świecie e-commerce, gdzie konkurencja jest intensywna, a oczekiwania klientów stale rosną, outsourcing stanowi jedno z istotniejszych rozwiązań, pozwalając na optymalizację działalności, redukcję kosztów i skupienie się na kluczowych obszarach biznesu, bez jednoczesnej straty na jakości obsługi klienta.

Zmień język