Baza klientów – co wpływa na jej koszt i jakie są obowiązki nabywcy?

Bazy danych są chętnie wykorzystywane przez przedsiębiorców dążących do optymalizacji działań marketingowych i poprawy wyników sprzedaży. Niekiedy firmy korzystają z samodzielnie przygotowanych baz. Jednakże, jako że zadanie zgromadzenia danych bywa trudne i czasochłonne, w większości przypadków lepszym rozwiązaniem okazuje się pozyskanie bazy od zewnętrznego podmiotu. Prawo przewiduje szereg sposobów pozyskania bazy. Jednym z nich jest jej zakup od firmy będącej administratorem zgromadzonych danych. W artykule odpowiadamy na pytanie, jakie obowiązki spoczywają na podmiotach biorących udział w transakcji sprzedaży bazy klientów indywidualnych, a także wskazujemy czynniki, które wpływają na jej koszt. Zachęcamy do przeczytania poniższego wpisu i poszerzenia swojej wiedzy z zakresu operowania bazami danych klientów!

Masz inne pytania o bazy danych? Interesuje Cię zakup bazy danych klientów indywidualnych lub bazy danych firm? Skontaktuj się z nami.

Czy kupno bazy danych osobowych jest legalne?

Zagadnienie pozyskania baz danych wiąże się z problematyką przetwarzania danych uregulowaną w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (rozporządzeniu RODO). Ani przepisy unijne, ani krajowe nie zawierają zakazu sprzedaży bazy danych. Niemniej jednak przedsiębiorca, który dokonuje zakupu bazy, musi spełnić szereg obowiązków prawych.

Baza danych klientów – na co powinien zwrócić uwagę nabywca?

Niektóre spośród obowiązków spoczywających na przedsiębiorcy dotyczą weryfikacji kontrahenta. Aby zyskać uprawnienie do legalnego przetwarzania danych, przedsiębiorca powinien upewnić się przed zakupem, że dane zostały zgromadzone w legalny sposób i zbywca – administrator danych – dysponuje uprawnieniem do ich przetwarzania. W następnym kroku nabywca powinien ustalić zakres zgód udzielonych przez klientów. Niekiedy zgody są udzielane wyłącznie na rzecz zbywcy, a ich treść nie przewiduje transferu uprawnienia do przetwarzania. W takiej sytuacji zbywca musi przed zakupem skontaktować się z klientami i uzyskać od nich osobną zgodę na sprzedaż i użytkowanie danych.

W jakich sytuacjach zakup bazy nie będzie dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy? Po pierwsze wówczas, gdy sprzedawca nie uzyskał zgód na przetwarzanie danych zawartych w bazie. Tego rodzaju baza danych klientów jest w zasadzie biznesowo bezużyteczna, nie można bowiem wykorzystać jej do celów marketingowych. Po drugie w sytuacji, gdy zgody co prawda zostały pozyskane, ale okazują się wadliwe z perspektywy prawnej (np. ich treść nie czyni zadość wymaganiom ustanowionym w przepisach). Również w tym przypadku w zasadzie wykluczone jest wykorzystanie danych do celów biznesowych.

Sprzedaż bazy danych klientów – obowiązki informacyjne nabywcy

W artykule 14 Rozporządzenia RODO określono, jakie dane powinien przekazać klientom nabywca bazy danych. Zgodnie ust. 1 art. 14, jeśli danych osobowych nie pozyskano od osób, których dane dotyczą (a z taką sytuacją mamy do czynienia w przypadku sprzedaży baz danych klientów), administrator ma obowiązek podać tym osobom następujące informacje:

• swoją tożsamość i dane kontaktowe oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamość i dane kontaktowe swojego przedstawiciela,
• gdy ma to zastosowanie – dane kontaktowe inspektora ochrony danych,
• cele przetwarzania, do których mają posłużyć dane osobowe oraz podstawę prawną przetwarzania,
• kategorie odnośnych danych osobowych,
• informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją.

Sprzedaż bazy danych klientów – o czym jeszcze warto pamiętać?

Jak głosi ust. 2 art. 14, administrator ma obowiązek podać osobom, których dane zawarte są w bazie, następujące informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania w stosunku do tych osób.

• Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe – kryteria ustalania tego okresu.
• Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) – realizowane przez niego lub stronę trzecią interesy są prawnie uzasadnione.
• Informacje o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osoby, której dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych.
• W przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a), informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
• Informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego.
• Źródło pochodzenia danych osobowych, a gdy ma to zastosowanie – czy pochodzą one ze źródeł publicznie dostępnych.
• Informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4, oraz – przynajmniej w tych przypadkach – istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą.

Ile kosztuje baza klientów? Od czego zależy cena bazy klientów indywidualnych?

Na zakończenie zastanówmy się nad zagadnieniem kosztów bazy danych. Do czynników, które wpływają na ich wysokość, należą m.in.:

• liczba rekordów w bazie danych – cena jednostkowa rekordu maleje wraz ze wzrostem ogólnej liczby rekordów,
• zawartość rekordów (czyli zakres udostępnianych danych) – aby ograniczyć koszty, warto zdecydować się na zakup wyłącznie tych danych, które są potrzebne do realizacji konkretnego celu i wybranej formy kontaktu z klientem,
• jakość i aktualność bazy.

Warto pamiętać o tym, że zakup bazy nie zawsze będzie dla przedsiębiorcy opłacalny. W wielu przypadkach dobrym rozwiązaniem będzie pozyskanie danych na mocy udzielonej przez administratora licencji. Licencjobiorca nie staje się właścicielem bazy, może natomiast korzystać z niej przez okres ustalony w umowie. Z uwagi na brak transferu własności umowa licencji jest atrakcyjniejsza cenowo od umowy sprzedaży bazy.